Je kunt in een VoIP Softswitch inprogrammeren dat medewerkers die het niet druk hebben het eerstvolgend telefoontje moeten krijgen. Je zult dan merken dat klanten ervaren dat je beter bereikbaar bent. Je medewerkers zijn minder gestresst omdat de werkdruk verdeeld wordt. Goed voor je klanten en voor je medewerkers. Veelgebruikte term voor deze manier van gesprekken af te handelen is agent groups.

Een VoIP Softswitch geeft je de mogelijkheid om een bepaalde route te kiezen. Om de kans te vergroten dat de klant iemand aan de telefoon krijgt kun je bijvoorbeeld instellen dat de telefoon eerst overgaat bij de receptioniste, als zij niet opneemt, daarna bij de assistente, als zij niet opneemt, daarna bij de afdeling waar iemand anders het gesprek aanneemt. Vakterm voor dit is hunt groups. De manier van afwerken van dit proces lijkt sterk op jagen. De VoIP Softswitch gaat jagen naar een medewerker die het gesprek aanneemt. Het Engelse 'To hunt' betekend in het Nederlands 'Jagen'.

Wat ook belangrijk is bij een VoIP Softswitch is dat je Least Cost Routing (LCR) kunt doen. Simpel uitgelegd zal de VoIP Softswitch tijdens het uitbellen de goedkoopste weg uitzoeken om te bellen. Stel dat je prijsafspraken hebt waarbij je korting hebt afgedwongen bij het bellen naar het buitenland zal de VoIP Softswitch, met de juiste instellingen natuurlijk, deze voordelige manier van bellen gebruiken zodra men naar deze bestemming gaat bellen. Als je dan een andere telecomprovider hebt waarmee je goedkoop naar mobiele telefoons kunt bellen zal de software steeds de juiste route kiezen, Least Cost Routing. De kosten die hiermee bespaard kunnen worden zijn enorm. Omdat je meerdere aanbieders kunt instellen kun je de voordelen wel raden. Was je vroeger afhankelijk van 1 aanbieder kunt je er nu meerder kiezen. Bijvoorbeeld een aanbieder die gratis bellen in heel Nederland aanbied, een andere aanbieder die goedkoop binnen Europa laat bellen en weer een andere die mobiel bellen als zijn sterke troef heeft. Dit heeft niet alleen als voordeel dat je kostenbespaard maar ook nog eens je telefoonverkeer redundant hebt uitgevoerd. Mocht een aanbieder een probleem ervaren gaat de VoIP Softswitch automatisch naar de volgende aanbieder. Het beste van 2 werelden dus, goedkoop en betrouwbaar! Het bespaard geld maar bouwt ook redudancy in. Wat in een professionele omgeving tegenwoordig geen overbodige luxe meer is maar meer als een noodzaak word gezien.

Als je een VoIP Softswitch gaat uitzoeken laat je dan informeren over de uitbreidbaarheid, zowel qua capaciteit, licentie, functionaliteiten, zodat je de software kunt laten meegroeien met jouw bedrijf of wensen.

Vroeger was het gezamelijk met elkaar bellen, teleconferencing, een dure optie en vroeg technisch veel aan je traditionele centrale en lijnen. Met VoIP is dit allemaal gemakkelijker mogelijk. Mensen die met elkaar vergaderen in 1 gezamenlijk telefoongesprek is VoIP conference. Vaak wordt dit ook televergaderen genoemd. 1 persoon initieert de vergadering of teleconference en andere deelnemers bellen naar een nummer waar de vergadering op plaats vind. Men neemt dan deel aan de vergadering door te luisteren en eventueel te spreken. Je kunt bijvoorbeeld ook je sales manager samen met de marketing manager laten bellen om over een project te brainstormen. Het bespaart tijd, denk hierbij bijvoorbeeld aan de reistijd van alle deelnemers. Veel VoIP conference systemen bieden de mogelijkheid om de teleconference op te nemen zodat je kunt leren van de gesprekken of de kwaliteit kunt monitoren. De opgenomen bestanden zijn meestal in het formaat WAV of MP3 die je gemakkelijk op een computer kunt afspelen.

Als je een Hosted PBX of een VoIP software IP PBX centrale gaat uitzoeken let dan op of de mogelijkheden die je wilt beschikbaar zijn. Wil je enkel dat 'interne' gebruikers VoIP conference kunnen gebruiken? Ga je VoIP conference ook aanbieden aan bellers die extern zijn van je bedrijf? Middels VoIP of een traditionele telefoonlijn? Gaan deze externe mensen inbellen via een gratis 0800-telefoonnummer, tegen betaling via een 0900-telefoonnummer of op een gewoon telefoonnummer zoals bijvoorbeeld 020-xxxxxxx? Om alleen uitgenodigde deelnemers te krijgen in je vergadering zou je een vergadering kunnen beveiligen met een PIN-code en deze PIN-code e-mailen naar de uitgenodigden. Zo voorkom je dat de vergadering vol zit met de verkeerde mensen. Vraag even na of je IP PBX (eigen of Hosted PBX) dit aankan. Afhankelijk van de toepassingen die je wilt implementeren met VoIP conference wil je misschien een beheerder (ook wel operator) aanwijzen die mensen uit de vergadering kunnen zetten, geluid uitzetten of mensen die een order willen doen in een wachtrij te zetten. Als je dit wilt bespreek dit dan met je VoIP consultant.

Bedenk wel dat het aantal bellers die in een VoIP conference zitten bandbreedte verbruiken, laat daarom je systeembeheerder of netwerkbeheerder uitrekenen hoeveel capaciteit je nodig hebt om de VoIP conference zonder hapering van geluid te kunnen organiseren. Mensen die zelf een IP PBX op kantoor hebben zullen via hun eigen netwerk (LAN) veel mensen kunnen bedienen voor VoIP conference. Mensen die via internet deelnemen aan de vergadering zullen een belasting uitoefenen op de internetverbinding van kantoor, je netwerkbeheerder kan dit gemakkelijk uitrekenen.

Je kunt door deze vrijheid ook zelf kiezen of je voor budget of kwaliteit gaat. Je kunt zo ook budgetair goedkoop starten en later de goedkopere telefoons vervangen door duurdere waar men meer functionaliteiten of kwaliteit nodig heeft voor hun werkzaamheden. De eerdere investering is dan geen weggegooid geld omdat je bepaalde VoIP telefoons naar andere werkplekken kunt doorschuiven.

Als je de mogelijkheden kent van je centrale kun je daarbij de juiste VoIP telefoon uitkiezen. Kijk hierbij vooral naar de wensen die je hebt. Mocht je een indicatielampje willen hebben als er een nieuwe voicemail is moet je natuurlijk wel een VoIP telefoon kiezen die zo'n functionaliteit bied. De meest voorkomende VoIP telefooncentrale software hebben wel een lijst met adviezen omtrent welke VoIP telefoons werken met de door hun centrale ondersteunde functionaliteiten.

Als je VoIP gebruikt heb je niet alleen de voordelen van een VoIP telefoon maar ook dat je via internet gaat bellen. De kosten gaan hiermee flink gereduceerd worden. De uploadsnelheid van je internetaansluiting zal bepalen hoeveel gesprekken je simultaan kunt houden c.q. ontvangen. Analoge of ISDN lijnen zijn duurder in abonnementskosten waardoor je geld bespaard. Afhankelijk van de ondersteunde snelheid van je internetverbinding kun je meerdere gesprekken aan. Je netwerkbeheerder of VoIP consultant kan dit gemakkelijk voor je uitrekenen. ISDN30 is relatief duur qua abonnementsgeld. Deze kosten heb je dan niet meer.

Je hebt ook nog de keuze uit een hardwarematige (apparatuur) VoIP telefoon of een softwarematige, ook wel softphone genoemd. Je kunt op bijna elke moderne Smartphone wel een softphone installeren, je kunt dan je telefoongesprekken ontvangen en plegen waar jij wilt.

Een voordeel van een VoIP telefoon is de vrijheid waar je deze kunt inzetten. Als deze goed is ingesteld door je VoIP leverancier kun je de VoIP telefoon overal insteken waar internet beschikbaar is. Je bent dus niet meer afhankelijk van een telecomprovider waar jouw nummer op welke lijn bereikbaar is. De beller zal gewoon bij jouw uitkomen waar je op dat moment ook zit, dit kan zijn thuis, andere lokatie, etc... Een enorme vrijheid.