U opent de verenigingswebsite in uw browser en maakt uw vertrouwde rondje. "Hé, waar zijn de uitslagen van het afgelopen weekend?  Waarschijnlijk heeft de webmaster nog geen tijd gehad", denkt u bij zichzelf. Dan maar even naar het kantinerooster om te kijken voor welk weekend u ook alweer ingeroosterd staat. "Verhip, dit is nog de oude versie, de nieuwe staat nog niet op de clubwebsite!"

Zomaar een paar simpele voorbeeldjes. Maar ze komen vaker voor dan u denkt. De oorzaak kan van heel uiteenlopende aard zijn. De webmaster heeft inderdaad geen tijd gehad of is ziek. Er is een technisch probleem dat zich niet zomaar laat oplossen of de webmaster heeft zich verslikt in een vernieuwde weergave van de informatie.

Wat de aanleiding ook is, een vereniging kan zich niet permitteren dat de verenigingswebsite niet up to date is of onbereikbaar. In dit internettijdperk vertrouwen mensen er op dat de verenigingswebsite hen van betrouwbare, up to date informatie voorziet. Meer en meer verenigingen zien in dat de website de spil in de informatievoorziening aan hun leden is geworden. Meer en meer wordt het kostbare verenigingskrantje vervangen door online oplossingen.

De sponsorgelden kunnen tenslotte maar één keer worden uitgegeven en dan gaat de voorkeur toch uit naar fysieke zaken die de vereniging nodig heeft. De sponsoradvertentie kan tenslotte evengoed of zelfs beter online worden gezet. Als de sponsor een eigen website heeft is hij waarschijnlijk gelukkiger met een sitebezoek dan een advertentie in de verenigingsperiodiek, waar overheen gelezen wordt omdat hij daar al sinds jaar en dag in staat.

Als de belangen van de sponsors in het geding zijn in verband met online adverteren, dan is het extra belangrijk om de kwaliteit en bereikbaarheid van de website van de nodige waarborgen te voorzien.

Nog maar enkele jaren geleden speelde het Internet een veel minder belangrijke rol dan nu het geval is. De vlucht die dit medium heeft genomen grenst aan het onwaarschijnlijke. En we hebben nog maar een fractie gezien van wat er allemaal mogelijk is in de zeer naaste toekomst. Tot voor kort kon de vereniging het zich dus veroorloven de clubwebsite aan - een al dan niet op professioneel niveau opererende - vrijwilliger over te laten. Die tijd is nu absoluut voorbij!

Daarmee wil niet gezegd zijn dat er geen vrijwilligers aan de clubwebsite kunnen werken. Natuurlijk kan dat. Dat is zelfs wenselijk. Maar het mag niet zo zijn dat de vereniging van slechts één vrijwilliger afhankelijk is als het om de verenigingswebsite gaat. Daarvoor is het belang van dit medium veel te groot geworden.

Het volledige uitbesteden van een verenigingswebsite is voor de meeste verenigingen veel te kostbaar. Dus de zaken in eigen hand houden is vaak een must. Dat hoeft ook geen probleem te zijn. Ik bepleit echter de organisatie rondom de clubwebsite zodanig vorm te geven dat de continuïteit gewaarborgd is en blijft. Daar is een externe partij wel onderdeel van. Ik adviseer dus een mix tussen het volledig intern verzorgen van de verenigingswebsite en de outsourcing ervan. Drie aandachtspunten moeten daarbij in het oog worden gehouden:

1. Zorg ervoor dat er meer mensen binnen de vereniging zijn die met de software rondom de website overweg kunnen. In een ideale situatie vervult de webmaster meer een coördinerende - en minder een uitvoerende rol. Met het juiste Content Management Systeem - zeg maar de besturing van de website – (kortweg CMS) ) is het eenvoudig om een aantal mensen kort te trainen, die vervolgens hun eigen stukje van de site bijhouden. De leden van zo’n groepje kunnen elkaar bovendien vervangen als een collega verhinderd is (ziek, geen tijd, geen lid meer, verhuisd etc.).

2. Leg de verantwoordelijkheid voor de techniek rondom de website bij een externe partij. Dit hoeft niet zo kostbaar te zijn als veelal wordt gedacht. Zeker als die partij betrekkelijk weinig hoeft op te treden. Als ze er maar zijn als de nood aan de man is.

3. Zorg ervoor dat de kennisoverdracht een taak is van die externe partij. Daarmee is gewaarborgd dat een nieuwe vrijwilliger niet afhankelijk is van kennisoverdracht door andere vrijwilligers. Vertrekkende vrijwilligers hebben vaak haast om hun taak neer te leggen. Zij hebben dan geen tijd en/of geen zin meer in het langere tijd leveren van ondersteuning. Nog lastiger wordt het als er binnen de vereniging niet meer is dan oppervlakkige kennis ten aanzien van de verenigingswebsite.

Het buiten de vereniging brengen van een deel van de verantwoordelijkheid voor de clubwebsite hoeft geen kostbare aangelegenheid te zijn. VerenigingsPagina.nl heeft bijvoorbeeld zijn hele concept hierop gebaseerd. Voor een relatief laag jaarbedrag wordt er een volledige verenigingswebsite geboden met daaraan gekoppeld een heel scala aan zaken op het gebied van begeleiding en trouble shooting. Bovendien wordt gebruik gemaakt van een stabiel – wereldwijd gebruikt – Content Management Systeem dat continue onderhouden en verbeterd wordt.

Geef de verenigingswebsite de plaats die zij verdient namelijk als hét communicatiemedium bij uitstek voor iedere club.
 

Over de Auteur

Artikel door Theo Kiers. Ga nu naar www.VerenigingsPagina.nl en download de gratis checklist. Maak ook een - video-ondersteunde - “proefrit” met het CMS en zie hoe eenvoudig het is een eigen verenigingswebsite te maken en te onderhouden.

Als u een artikel overneemt verklaart u zich impliciet akkoord met onze Algemene Voorwaarden. Lees deze vooraf goed door!

Bekijk PDF | Afdruk Voorbeeld

Waardering: Nog niet gewaardeerd op een schaal van 1 -10

Commentaar

Geen commentaren toegevoegd.

Voeg een Commentaar Toe