Dat veel verenigingen er niet toe over gaan een eigen verenigingswebsite te maken vind ik buitengewoon vreemd. Nog vreemder is het dat er evenveel verenigingen zijn met een nogal treurige verenigingswebsite. De verenigingswebsite is namelijk het medium bij uitstek om met de leden van de vereniging te communiceren. Zeker als die website ook interactieve componenten heeft zoals een gastenboek of - nog mooier - een forum en geïntegreerde functionaliteit zoals een nieuwsbrief.

In dit artikel wil ik met u een aantal zaken langslopen die belangrijk zijn bij het maken van een eigen verenigingswebsite om zo tot een korte website checklist te komen.

Vrijwilligerswerk versus professionaliteit
Veel verenigingswebsites zijn het resultaat van de inspanning van een vrijwilliger. Soms een professionele webdesigner die toevallig lid is van de vereniging. Veel vaker van een amateur die kennis heeft van het maken van websites. Soms veel kennis, veel vaker beperkte kennis.

Afhankelijkheid van een vrijwilliger (professioneel of niet) om uw verenigingswebsite te maken en te onderhouden is niet wenselijk. Immers, het ledenbestand van een vereniging muteert en de vrijwilligers muteren mee. Dus als de vrijwillige webdesigner annex webmaster geen tijd en/of zin meer heeft of hij gaat verhuizen, dan zit de vereniging met een lelijk probleem. Want wie heeft de kennis om deze taak over te nemen?

Zorg er als vereniging voor dat u de verantwoordelijkheid voor de vereiste technische - en designkennis buiten de vereniging legt.  Zo verkrijgt u stabiliteit en continuïteit en verzekert u zich van up to date kennis en kunde. Degene die binnen de vereniging verantwoordelijk is voor het maken van de verenigingswebsite en het onderhoud ervan,  kan natuurlijk best een vrijwillige professional zijn. U bent er echter niet van afhankelijk.

Kosten
Kosten spelen belangrijke rol. Grotere verengingen kunnen misschien over een redelijk budget beschikken waaruit het laten maken van de verenigingswebsite betaald kan worden. Kleine verenigingen zijn meestal afhankelijk van goede gaven of vrijwilligers.
Hier is een opmerking over gesponsorde sites op zijn plaats. In veel gevallen wordt de verenigingswebsite fysiek gesponsord door bijvoorbeeld een lokaal IT bedrijf. Sponsors komen en gaan en bieden dus geen continuïteit. Het risico: sponsor weg, verenigingswebsite weg. Laat uw verenigingswebsite dus zonodig sponsoren met geld en niet in de vorm van diensten.

Er zijn tal van mogelijkheden voor een gratis verenigingswebsite. Bijvoorbeeld via het internetabonnement van een lid van de vereniging of via (webhosting)bedrijven die gratis webruimte aanbieden. Een website op het Internet account van een lid is een absolute afrader in verband met het reeds genoemde verloop van leden. Bovendien krijgt de site dan vaak een onooglijke URL (websiteadres). Iets in de trant van www.hostingbedrijf.nl/users/jansen/UwVerenigingsnaam.html

Een gratis internetaccount - met of zonder een sitebuilder - is evenzeer een afrader! Gratis is namelijk nooit echt helemaal gratis. Op de een of andere manier moet de aanbieder toch zijn geld verdienen. Een paar bekende problemen zijn de volgende: goedkope en dus geen stabiele servers en dus de site vaak uit de lucht, geen support bij problemen met uw site, een overdaad aan reclame, zeer beperkte schijfruimte en beperkt dataverkeer (wilt u meer dan gaat u betalen), aanbieders komen en gaan (uw verenigingswebsite dus ook) enzovoort, enzovoort.

Maak uw verenigingswebsite dus altijd op een betaalde hostingaccount. Inclusief het registreren van een domeinnaam voor de vereniging (www.UwVereniging.nl) moet u rekenen op zo'n € 25 tot € 45 per jaar. Dit is inclusief support bij problemen met de server maar zonder begeleiding of webdesign. In een toenemend aantal gevallen is er wel een sitebuilder (softwaresysteem om uw verenigingswebsite mee te maken) bij het hostingaccount inbegrepen. Maar voor een dergelijk bedrag kunt u niet op veel ondersteuning rekenen bij het inrichten van de verenigingswebsite en is de functionaliteit meestal erg beperkt.

Content Management Systeem (Sitebuilder)
Het is essentieel dat u de verenigingswebsite maakt met behulp van een zogenaamd Content Management Systeem (CMS). Zo'n systeem biedt de vereniging de mogelijkheid om meerdere mensen toegang te geven tot het beheersgedeelte van de website voor het toevoegen of onderhouden van informatie. De aard van een echte verenigingswebsite vraagt dat de inhoud frequent wordt aangepast. Denk maar aan roosters, wedstrijduitslagen, activiteiten, nieuws, agenda en ga zo maar door. Met een CMS houdt u het meeste in eigen hand (= goedkoper!) en kunt u de lasten van het maken en onderhouden van de verenigingswebsite over meer mensen verdelen.

Deze systemen bieden ook vaak een serie kant en klare gratis templates. Een template bepaalt onder andere het grafische uiterlijk van de website.
Een paar bekende content management systemen zijn: Joomla en Mambo. In Nederland iets minder bekend maar wel het meest flexibele content management systeem is Soholaunch dat dankzij AKSOM WebHosting Services sinds 2007 ook in een Nederlandse versie beschikbaar is.

Weblog
Een goedkoop alternatief is het maken van een verenigingswebsite via een weblog. De software, zoals Wordpress, is namelijk te gebruiken als Content Management Systeem. Er zijn bovendien tal van mogelijkheden om een gratis weblog te verkrijgen als u als vereniging een vrij beperkte website wilt hebben zonder al teveel bijzondere functionaliteit en bovendien genoegen neemt met een URL als bijvoorbeeld www.UwVerenigingsnaam.1Blog.nl . Hier zitten echter weer een paar flinke nadelen aan.

Weblogs zijn qua lay out (template) vrij rigide. Er zijn veel gratis templates verkrijgbaar. Maar linksom of rechtsom hebt u toch iemand nodig met de technische know how om het template voor de doeleinden van de verenigingswebsite geschikt te maken en de weblog te beheren. De software staat namelijk niet bepaald bekend om zijn gebruikersvriendelijkheid als het gaat om aanpassing van templates en het plaatsen van content. De software is gemaakt met een ander doel voor ogen dan een gewone website. Namelijk het snel online zijn met een soort eigen krant of dagboek. Ook hier is er standaard weinig of geen begeleiding. Er is op het Internet veel informatie te vinden maar u ziet waarschijnlijk al snel door de bomen het bos niet meer.

Pakket van Eisen | Website Checklist
Laten we eens kijken welk pakket van eisen de vereniging in ieder geval zou moeten hebben als zij een eigen verenigingswebsite wil maken:

1. Een stabiele factor ( liefst buiten de vereniging zelf) die continuïteit biedt en kennis inbrengt.
2. Een eigen hostingaccount van de vereniging en niet het meeliften op het account van een individu of sponsorbedrijf.
3. Een robuuste IT omgeving. Goed onderhouden servers die weinig uit de lucht zijn.
4. Een flexibel en eenvoudig te hanteren Content Management Systeem met veel mogelijkheden en in het Nederlands.
5.  Kwalitatief en kwantitatief goede begeleiding zonder extra kosten.
6. Schaalbaarheid. Dit betekent dat de site aangepast kan worden aan de behoeften van de vereniging.

Er zijn twee mogelijkheden om aan dit pakket van eisen te kunnen voldoen

A. Uitbesteden
Een goede maar tegelijk ook de meest kostbare mogelijkheid is het uitbesteden van het maken en de hosting van de verenigingswebsite aan een professionele webdesigner. U koopt kennis, stabiliteit en flexibiliteit. Kies wel voor een professional en niet voor één van de talloze hobbyisten die u voor een appel en een ei een site leveren. Goedkoop blijft toch vaak duurkoop.

B. Een  gespecialiseerde provider
Hiervan is er een aantal in Nederland. Een paar zijn vooral gericht op het verlenen van (online) administratieve diensten aan verenigingen en leveren daar meteen een website bij. Dit kan een zeer goede oplossing zijn als de vereniging tenminste de verenigingsadministratie commercieel wil uitbesteden. Veel verenigingen doen hun administratie zelf of gebruiken een pakket zoals dat van de Rabobank. Dan is dit een minder aantrekkelijke, want kostbare, optie om een verenigingswebsite te maken.

Er zijn circa drie bedrijven die primair websites aan verenigingen leveren of althans een zekere specialisatie kennen. Zij leveren websites gebaseerd op een Content Management Systeem via een doe-het-zelf formule en tegen relatief lage kosten. Omdat zij op verenigingen gericht zijn, zit in elk geval bij twee van hen de meeste, voor verenigingen gewenste functionaliteit al kant-en-klaar in het pakket.

Begeleiding
Erg belangrijk bij het bepalen van een keuze is de mate – en de kwaliteit van de begeleiding die geboden wordt. Er zijn veel goedkope aanbieders die allerlei toezeggingen op dit vlak doen maar dat in de praktijk niet (kunnen) waarmaken. Ook de systemen die als eenvoudig te hanteren worden verkocht zijn dat lang niet altijd. Wellicht heeft de vereniging vandaag een webmaster die technisch goed op de hoogte is. Maar als dat morgen niet meer het geval is mag u hier niet op vastlopen. Let bij het bepalen van de keuze dus goed op dit buitengewoon belangrijke element. Zo is bijvoorbeeld bij VerenigingsPagina.nl de begeleiding bij het maken van de verenigingswebsite via www.WebmasterCollege.nl zelfs de kern van het product dat zij leveren.

Over de Auteur

Theo Kiers is oprichter en eigenaar van AKSOM WebHosting services dat een aantal bijzondere hostingformules aanbiedt aan specifieke doelgroepen. De doelstelling van www.aksomhosting.nl is het toegankelijk maken van het Internet voor iedereen. Ga nu naar www.VerenigingsPagina.nl en maak gebruik van de lopende aanbieding waarmee de vereniging € 175 bespaart.

Als u een artikel overneemt verklaart u zich impliciet akkoord met onze Algemene Voorwaarden. Lees deze vooraf goed door!

Bekijk PDF | Afdruk Voorbeeld

Waardering: Nog niet gewaardeerd op een schaal van 1 -10

Commentaar

Geen commentaren toegevoegd.

Voeg een Commentaar Toe